Como definir o orçamento do seu condomínio:
É essencial ter um planejamento bem definido para estabelecer um orçamento realista e que realmente mantenha as contas do condomínio sempre em dia. Entenda como fazer!
Nesta época de virada do ano, muitos condomínios costumam fazer assembleias e trocar o síndico. Se você é ou pretende se candidatar a síndico do condomínio, com certeza já está mais do que ciente da importância de um orçamento bem-planejado.
Se você tem dúvidas sobre esse assunto, veio ao lugar certo. No post de hoje, dissecaremos o planejamento de orçamento para qualquer condomínio.
Quais são as receitas e as despesas do condomínio?
Um orçamento não é simplesmente um número aleatório. Não adianta levantar de manhã dizendo “este ano, meu condomínio vai gastar 30% a menos do que no ano passado”. Para qualquer número fazer sentido, é preciso planejar individualmente cada um dos gastos que será preciso pagar e principalmente, pagar em dia, porque a inadimplência pode acabar com um orçamento. Então, a verdadeira pergunta é: quais são os gastos do seu condomínio? E quais são as receitas?
É lógico que cada condomínio tem gastos diferentes. Pensando em diferentes particularidades, podemos chegar aos seguintes exemplos do que deve ser considerado na hora de planejar o orçamento:
Administradoras ou Prestadores de serviços
Talvez você mesmo como síndico, não tenha tempo ou conhecimento para efetuar todos os serviços internos necessários. Nestes casos é preciso terceirizar porque manter funcionários pode ser muito oneroso ao condomínio. Então muitos condomínios acabam recorrendo a síndicos profissionais ou administradora de condomínios. Na hora de planejar o orçamento é bom ter claro o quanto cada serviço deste custa mensalmente, e tudo que é oferecido. Convém também sempre manter uma.
Regularidade de pesquisa de mercado. O setor condominial é um mercado aquecido e a cada dia surgem novas empresas oferecendo mais vantagens ou benefícios. Claro, nunca esqueça de consultar a credibilidade destes prestadores de serviço para que o barato não saia mais caro ainda.
Materiais
O seu condomínio consumirá muitos materiais em um ano. Materiais de limpeza, de escritório, de manutenção, peças e equipamentos. Isso sem falar nos imprevistos. E é muito difícil ter uma previsão de quanto isso custará ao longo de doze meses. A inflação e o sobe e desce da economia podem atrapalhar qualquer previsão orçamentária neste sentido. Nestes casos vale a máxima do histórico, saber quanto foi gasto no ano anterior, ter uma conversa franca com os fornecedores para saber exatamente os aumentos que irão ocorrer, e claro, economizar. O desperdício de materiais pode ser um gargalo de dinheiro que deve sempre ser evitado.
Contratações Essenciais
Existem serviços no seu condomínio que não tem jeito, será preciso ser feito por uma empresa especializada. É o caso de manutenção de elevadores e piscinas, portões eletrônicos, serviços hidráulicos, instalações de equipamentos como portaria remota, e até mesmo a jardinagem. Não se esqueça de incluir no orçamento os valores de cada um dos serviços. Mesmo que ainda faltem muitos meses para a manutenção preventiva dos elevadores, por exemplo, você pode precisar deles a qualquer momento se o elevador parar.
Qual é a meta da economia?
De um ano para o outro, a meta de economia de um condomínio pode mudar drasticamente.
Por exemplo, um condomínio pode ter economizado muito menos ou praticamente nada, se naquele ano resolveu obrar de melhoria. Este impacto negativo na meta de economia, não deve ser considerado, uma vez que as obras ficam e vão beneficiar os condôminos por muito mais tempo. Já um condomínio que não cumpre a meta, mas também não produz nenhum benefício, em contrapartida, precisa verificar o que aconteceu antes de planejar o orçamento do próximo ano.
Imagine este exemplo: Digamos que um determinado condomínio planejou gastar 10% a menos em energia elétrica no ano que está começando, mas o ano está acabando e a conta de energia aumentou em 5%. Isso porque apesar de trocado todas as lâmpadas do prédio por lâmpadas de LED, a geladeira e o freezer do salão de festas estão em péssimas condições e gastando mais energia do que o normal. Além da troca de lâmpadas não ter gerado a economia planejada, o custo destas aquisições ainda acabou entrando no orçamento anual como uma despesa extra.
O que isso tudo significa?
Para determinar o orçamento do condomínio para um ano, é preciso levar em consideração a meta de economia que se alcança e especificar quais ações serão feitas para isso. E vai mais além, é preciso pensar de forma global em tudo que pode fazer essas ações não serem satisfatórias. No caso do exemplo, se o síndico tivesse além de trocado as lâmpadas comprado também outra geladeira e freezer, os gastos com energia iriam cair e o condomínio ficaria com equipamentos novos que durariam por mais anos funcionando em perfeito estado.
Como estimar valores?
Muito bem, você já sabe quais são alguns dos possíveis gastos do condomínio e, também, como distribuir o orçamento entre eles conforme as metas e necessidades. Mas ainda não chegamos ao principal: como estimar o valor que deve ser atribuído à receita do condomínio?
Sim, porque apesar dos dados que você tem do ano anterior e do histórico de um condomínio, a receita é sempre estimada e nunca garantida. Isso porque você nunca pode afirmar com certeza quantos dos condôminos vão pagar em dia a taxa condominial ao longo de um ano.
Afinal, toda receita é sempre apenas uma estimativa?
Não, a partir do momento que você trabalha com uma margem de segurança. O melhor jeito de fazer isso é calculando sempre muito bem a taxa de inadimplência do condomínio e mensurar a receita mantendo uma margem de segurança. Uma boa margem é calcular uma perda de 15% a 20% do valor da sua receita com inadimplência.
Levando em consideração a disponibilidade financeira do condomínio é claro, e quanto se tem no fundo, de reserva, analisando bem cada gasto temporário, permanente, previsto e imprevisto, é possível, sim, fazer um planejamento e ter um orçamento para o novo ano extremamente qualificado e pronto para manter as finanças do condomínio em perfeita ordem.
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